近年來中國保險業(yè)快速發(fā)展，中國將成為全球*重要的保險市場之一。隨之，各類型紙質(zhì)檔案大量增加，業(yè)務部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業(yè)已經(jīng)成為檔案信息化工程中的一個重要門類。
國家檔案局與中國人民保險公司印發(fā)的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會下發(fā)的《人身保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》及保監(jiān)發(fā)（2007）28號文件均對保險行業(yè)的業(yè)務檔案管理工作有明確規(guī)定和考量標準，并強令加強執(zhí)行信息化管理。中國人壽、中國平安、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術，因與傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優(yōu)點，現(xiàn)今電子檔案技術得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式。
我公司在保險行業(yè)的調(diào)研報告中總結，北京地區(qū)保險公司檔案管理工作中普遍存在如下問題：
1. 檔案管理分散，沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，加之檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識欠缺，造成總公司檔案管理難度大；
2. 檔案利用安全性差，例如紙質(zhì)檔案無人保管長期利用；
3. 歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監(jiān)會的要求；
4. 紙質(zhì)檔案檔案利用效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計不達標；
5. 紙質(zhì)檔案沒有及時銷毀，造成庫房的積壓，提高管理成本；
6. 人工操作易導致檔案著錄信息不準確。
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針對以上所存在的主要問題，我公司結合各保險公司檔案管理的實際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工解決方案，亮點如下：
一、檔案系統(tǒng)解決方案：
①統(tǒng)一規(guī)范管理：為用戶單位量身設計完整的檔案管理規(guī)范，實現(xiàn)總公司對所有分支機構集中式的管理；同時，從檔案的整理、歸檔、保管到利用，系統(tǒng)設計可以引導各級部門檔案人員規(guī)范化操作，簡單快捷。
②檔案利用安全性得以提高：可實現(xiàn)檔案管理權限的控制，保存借閱、打印、檔案系統(tǒng)登陸等詳細操作日志，且電子檔案不允許拷屏；
③解決歷史檔案難題：對用戶的歷史檔案可根據(jù)國家檔案局和保監(jiān)會的要求結合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案，使原始紙質(zhì)檔案進行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；
④信息及時化處理：檔案系統(tǒng)中設有自動信息提示，如對話框提示、手機短信提示、郵件提示功能，方便對檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷；
⑤多種查詢方式：查詢可以實現(xiàn)檔案管理的多種查詢需要，有檔案條目檢索、全文檢索、簡單檢索、**檢索、跨庫檢索等功能；
⑥統(tǒng)計方法多樣。統(tǒng)計功能有年報統(tǒng)計、明細統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計、檔案保管統(tǒng)計、操作日志統(tǒng)計等；
⑦提高信息準確率。由系統(tǒng)自動將檔案著錄信息進行摘錄，減少人工操作的錯誤率。?
二、紙質(zhì)檔案解決方案：
①**、高速運作：批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數(shù)據(jù)加密、文本錄入、批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、PDF、OCR漢字識別等技術，針對各種業(yè)務檔案類型，按照不同年代和格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設備、軟硬件的配備方面，都有嚴格的質(zhì)量控制和全面的監(jiān)督和管理；
②設備先進：自主研發(fā)的影像掃描系統(tǒng)可實現(xiàn)自動化圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校對、去污點、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動攜帶壓縮技術、OCR全文識別技術等，快捷掛接到檔案系統(tǒng)中，減少存儲空間；
③操作安全：采用局域進行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現(xiàn)場，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專人負責文檔質(zhì)量及數(shù)量嚴格的核對與交接，將清查情況詳細記錄在案；
④紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業(yè)標準及用戶的實際需求進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。
